Departmanlar Arası Siloları Yıkıp Ortak Başarıya Ulaşmanın Formülü

Birçok kurum ve işletme, ekipler arası iletişimin kopuk olmasından dolayı ilerleyememekten şikayetçi. Bu da bizi en çok karşılaştığımız kavramlardan biri olan “departmanlar arası silolar” konseptine götürüyor. Silolar neden oluşuyor, iletişim neden kopuyor, şirketler neden verimli çalışamıyor? Peki tüm bu engeller nasıl aşılır? Türkiye’nin en iyi dijital ajanslarından biri olan Türkal Partners olarak sizler için tüm bu soruları cevapladık!

Departmanlar Arası Silo Nedir?

Silo etkisi kısaca; işletme içindeki departmanların kendi içinde kapalı, diğer bölümlerle iletişimi zayıf veya minimumda tutarak çalışmasıdır. Yani satış ile pazarlamanın, yazılım ile tasarımın, insan kaynakları ile operasyon ekibinin birbiriyle neredeyse hiç ortaklaşamadan hareket etmesi. Kulağa tanıdık geliyor mu?

Silo Ne Zaman Tehlikeli Bir Hâl Alır?

• Bir departman diğerinin iş yükünü, sorununu, potansiyelini bilmediğinde işler
• Çalışanlar sadece kendi hedeflerine odaklandığında
• Şirketin büyük hedefleri yerine bireysel ya da departmansal hedefler öne çıktığında
• En ufak bir iş akışı için saatlerce toplantı yapıldığında

Peki, neden silolar oluşur ve çözüm için neler yapılabilir?

Silolar Neden Oluşur?

Aşağıdaki sorular kurumunuzun günlük hayatında sıkça karşınıza çıkıyor mu?

1. Pazarlama ekibi yaptığı kampanya için IT’den bilgi almakta zorluk yaşıyor mu?
2. Yazılım ekibi tasarım departmanının son teslim tarihlerinden haberdar mı?
3. Satış departmanı, operasyon ekibinin iş kapasitesini dikkate alıyor mu?

Eğer bu sorular sizi düşünmeye yönlendirdiyse; siloların kökenine göz atalım:

• İletişim eksikliği: Bilgi paylaşımı kısıtlı ve genellikle “Benim işim değil!” zihniyeti ön planda olur.
• Bireysel başarıya odaklanma: Takımlar yalnızca kendi metriklerini iyileştirmeye çalışır.
• Yönetimsel kopukluklar: Üst yönetimden gelen ortak vizyon eksikliği, bölümler arası çatışmaları artırır.
• Kültürel farklılıklar: Departmanlar yıllar içinde kendi jargonunu, alışkanlıklarını geliştirir ve dış dünyaya kapanır.

Kısacası; silo sorunu bir günde oluşmaz, zamanla ve alışkanlıklarla şekillenir.

Siloları Yıkmanın Yolları Nelerdir?

Departmanlar arası engelleri ortadan kaldırmak için hangi yöntemleri detaylıca ele alabiliriz?

1. Ortak Hedefler Belirleyin

Şirket vizyonuna hizmet eden gerçek, ölçülebilir ortak hedefler olmadan, her departman kendi yolunu çizer.
Her projenin başında tüm ekiplerin katılımıyla hedefleri belirlemek, başarıya ulaşmak için yapılan en önemli yatırımdır.

Burada Nasıl Bir Yol İzlemeliyiz?

• Şirketin yıllık ya da çeyreklik hedeflerini net olarak tüm ekiplere duyurun.
• Hedeflere ulaşmak için kilit performans göstergeleri (KPI) mutlaka bölüm dışı faktörler de barındırsın. Örneğin: Satış ekibi, operasyonun memnuniyet puanının da kendi metriklerine ekleyebilir.
• Başarı hikayelerini ve hedefe ulaşma süreçlerini düzenli olarak tüm ekiple paylaşın.

2. Şeffaf ve Açık İletişim Kanalları Kurun

Birbirinden haberi olmayan ekipler, kaçınılmaz olarak kendi kabuklarına çekilir. İletişimi güçlendirmek için neler yapılabilir?

• Haftalık ya da aylık departmanlar arası toplantılar organize edin.
• Tüm çalışanlar için ulaşılabilir, sade ve ortak kullanılan dijital iletişim platformları (örneğin; Slack, Teams, Asana) kurun.
• Projelerde departman temsilcilerini belirleyin, dönüşümlü olarak görev dağılımı yapın.

3. Ortak Projelere ve Atölyelere Yer Verin

Her ekip kendi alanında uzman olabilir ancak gerçek inovasyon, farklı departmanlar bir araya geldiğinde doğar. Sizce bir tasarımcı, müşteri destek ekibinin sorunlarını birebir dinlerse neler değişir?

• Farklı ekiplerden gelen kişilere karma proje grupları oluşturun.
• Bir problemin çözümünde mutlaka 2-3 departmanın birlikte çalışmasını sağlayın.
• Başarıyı kutlamak ve sorunları çözmek için atölye ve beyin fırtınası toplantılarını kurum kültürüne entegre edin.

4. Departmanlararası Rotasyon ve Gölge Programları Olsun

Hiçbir şey, başka bir departmanın günlük işleyişine tanık olmak kadar etkili bir empati geliştirme yöntemi değildir. Çalışanlar bir süreliğine farklı bir departmanda görev alırsa sonuçlar nasıl olur?

• Gönüllülük esaslı kısa dönemli rotasyon programları başlatın.
• Alan değiştiren çalışanlardan kısa gözlem raporları ve öneriler alın.

5. Başarıyı Ortak Kriterlerle Ölçün ve Kutlayın

Çoğu zaman başarı, sadece bir departmanın hedefleriyle ölçülür. Oysa ki, müşteri memnuniyeti gibi ortak kriterlerle ekipleri motive etmek çok daha etkilidir.

• “Ayın Ekibi” seçerken iş birliği ve ekipler arası katkıyı ön plana çıkarın.
• Bölümler arası ortak projeler için ödül veya motivasyon primleri geliştirin.

6. Teknoloji ve Dijital Araçlardan Faydalanın

İş süreçlerinin dijitalleşmesi, bilgi paylaşımını hızlandırır ve herkesin görmezden gelebildiği boşlukları görünür kılar. Hangi dijital çözümler şirketinizde fark yaratabilir?

• Tüm ekiplerin ulaşabildiği ortak bir paylaşım ve proje yönetim aracı kullanın. (Biz de Türkal Partners olarak Asana, Monday.com gibi araçların entegrasyonu için danışmanlık veriyoruz!)
• CRM, ERP gibi sistemlerin tek bir “merkez ofis” gibi kullanılmasını sağlayın.
• Departmanların görselleştirilmiş süreç haritalarına kolayca erişebilmesini sağlamak, iş akışlarını her an denetlemenin yolunu açar.

Siloları Yıkarken Sıkça Sorulan Sorular

Gerçekten herkes iş birliği yapmak ister mi?
Her çalışan değişime açık olmayabilir. Özellikle yıllardır aynı rolde olanlar, alışkanlıklarından hızlıca vazgeçmek istemeyebilirler. Ancak doğru iletişim, güven ortamı ve başarının hikayeleriyle, siloları yıkmak mümkün.

Süreçleri iyileştirirken kontrol kaybı yaşanır mı?
İlk başta, geniş çaplı iş birliklerinde belirsizlik hissi olabilir. Fakat uygun araçlar, şeffaf metrikler ve belirli protokoller ile süreç “dağılmadan” yönetilebilir.

Küçük şirketlerde de silo sorunları olur mu?
Zannedilenin aksine, hatta daha fazla! Küçük işletmelerde ekip üyeleri birden çok rol üstlendiği için sorumluluklar, sınırlar ve beklentiler hızla karışabiliyor. Bu nedenle net iletişim ve organik iş birliği küçük organizasyonlarda can kurtarıcıdır.

Departmanlar arası çatışmalarda kimin arabulucu olması gerek?
Burada ideal yaklaşım, üzerinde hemfikir olunan bir liderin veya dışarıdan bir moderatörün süreci yönetmesi. Eğer kurumsal gelişim süreçlerinde destek almak isterseniz, Türkal Partners’ın danışmanlık hizmeti size profesyonel bir yol haritası sunabilir!

Uzaktan çalışan ekiplerde silolar daha mı hızlı oluşur?
Fiziksel mesafe arttıkça departmanlar arası kopukluk riski yükselir. Bunun önüne geçmek için; haftalık dijital toplantılar, paylaşımlı yapılacaklar listesi ve çevrimiçi sosyalleşme etkinlikleri çok önemlidir.

Silo kültürünü tamamen yok etmek mümkün mü?
Her şirketin kendi dinamikleri olsa da, siloları ortadan kaldırmak devamlı bakım ve sabır gerektirir. Anahtar kelimeler: güven, açıklık, karşılıklı anlayış ve teknolojiye yatırım!

Üst düzey yöneticilerin rolü nedir?
Yönetimin örnek teşkil etmesi çok önemlidir. Açık iletişime kendileri öncülük ederek, “Ekiple koşulsuz destek!” mesajı vermeliler.

Siloları Kırmanın Şirket Kültürüne Etkisi Nedir?

Şirketlerde silo kültürü azaldıkça, çalışan bağlılığı ve verimlilik sıçrama yapar. Peki, başka hangi avantajlar doğar?

• Daha yenilikçi çözümler üretilir
• Şirket içi bilgi paylaşımı hızlanır
• İş süreçleri sadeleşir ve tekrar azalır
• Müşteri memnuniyeti artar
• Çalışanlar arası empati ve aidiyet duygusu güçlenir

Ayrıca, değişime açık ve esnek bir yapı sayesinde kriz anlarında hızla aksiyon alınabilir.

Tüm Bu Yöntemler Şirketinizde Etki Yaratır mı?

Birçok kurumun aklındaki bir soruya daha birlikte cevap verelim; “Bizde işe yarar mı?”

Bu süreçlerin etkili olması, yönetimin istikrarı, çalışanların katılımı ve sürdürülebilir motivasyon ile mümkündür. Departmanlar arası iş birliği bir defalık yapılacak bir görev değil, şirket kültürünün kalıcı bir parçası olmalı.

Peki, nereden başlamalı? Kendi şirketinizde silo belirtilerini tespit ediyor, iletişim ve iş birliğinde zorluk yaşıyorsanız, Türkal Partners olarak sunduğumuz Kurum içi iletişim ve dijital dönüşüm danışmanlık hizmetlerimize göz atabilirsiniz. Uzman ekibimiz, şirketinize özel bir yol haritası çıkarır ve ekiplerinizi en üst performansa taşımanızı sağlar. Ayrıca dilediğiniz dijital araçların seçimi, departmanlar arası entegrasyon süreçlerini profesyonelce yönetiyoruz.

Sıkça Görülen Silo Örnekleri ve Çözüm Hikayeleri

Sektör fark etmeksizin, çoğu şirket şu tür örneklerle karşılaşır:

• Muhasebe ile satış ekiplerinin, prim hesabında farklı formüllerle çalışması
• Pazarlama, ürün geliştirme ve müşteri hizmetlerinin bir lansmanda haberleşmede kopukluk yaşaması
• IT departmanının yeni bir sistem kurgularken, kullanıcı departmanlarının ihtiyaçlarını göz ardı etmesi

Türkal Partners olarak, bugüne dek danışmanlık verdiğimiz pek çok kuruluşta bu engelleri yıktık ve şirketlerin, hayal ettiklerinden daha kısa sürede verimli çalışmasını sağladık.

Siz de departmanlar arası iletişimi güçlendirmek, şirketinizin potansiyelini ortaya çıkarmak için hemen şimdi bizimle iletişime geçebilirsiniz!