Bu 7 Araçla Şirketinizi Daha Verimli Hale Getirin

Verimlilik denince akla gelen ilk şeylerden biri günümüzün hızla dijitalleşen dünyasında şirketlerin değişime ayak uydurabilmesi… Peki, şunu hiç sordunuz mu: “Şirketimi daha verimli hale getirmek için hangi araçları kullanmalıyım?”

Bu yazıda, her seviyeden şirketin iş yapış biçimini değiştiren ve sizi hem zamandan hem de bütçeden tasarruf ettirecek 7 harika dijital aracı anlatacağız. Yıllardır Türkiye’nin en iyi dijital ajanslarından biri olan Türkal Partners olarak, işletmelerin dijital dönüşümüne rehberlik ediyoruz. İster girişimci, ister kurumsal yöneticisi olun, bu yazıdan çok şey öğreneceksiniz!

1. Proje ve Görev Yönetimi: Trello / Asana

Günümüzde işlerimizin büyük bir bölümü projeler ve görevler etrafında şekilleniyor. Peki, tüm ekibin işleri nasıl koordine edilecek? Hangi iş, kimde, ne zaman bitecek sorularının yanıtını nasıl bulabilirsiniz?
En iyi yanıt: Trello ve Asana gibi bulut tabanlı proje yönetim araçları. Bu araçlarla:

• Görevler oluşturabilir, takımlarınıza atayabilirsiniz.
• İlerlemeyi anlık takip edebilir ve hatırlatıcılar ekleyebilirsiniz.
• Son teslim tarihlerini kaçırmaz, ekip içi iletişiminizi güçlendirirsiniz.
• Tüm projelerinizi tek ekranda görebilirsiniz.

Trello, kolay görsel arayüzüyle, Asana ise gelişmiş organizasyon seçenekleriyle öne çıkar. Hangi projeler için hangi aracı seçeceğiniz konusunda yardım isterseniz Türkal Partners olarak sizin için en uygun çözümü sunabiliriz.

2. Ekip İçi İletişim ve Anlık Mesajlaşma: Slack / Microsoft Teams

Ekip içi iletişim günümüzde e-posta kalabalığından sıyrılarak daha aktif, anlık, hızlı ve verimli hale geldi. Bu konuda en çok tercih edilen araçlar ise Slack ve Microsoft Teams.
Peki Slack veya Teams kullanmasak olmaz mı? ‘E-postayla konuşmak yetmiyor mu?’ diye düşünüyor olabilirsiniz. Emin olun, artık ekiplerin etkinliği bu araçlarla çok daha fazla artıyor.
Neler yapabilirsiniz?

• Kanal bazlı (projeye/ekibe özel) anlık sohbet odaları açabilirsiniz
• Dosya ve bilgi paylaşımını hızlıca yapar, geçmişe kolayca ulaşırsınız
• Zoom, Google Drive gibi üçüncü parti uygulamalarla platformları entegre edebilirsiniz
• Uzaktan çalışan ekiplerde bile ofisteymiş gibi takım ruhunu canlı tutabilirsiniz

Henüz kullanmıyorsanız mutlaka bir deneme başlatın. Kurulum veya entegrasyon konusunda zorluk mu yaşıyorsunuz? Size tüm süreci uzman ekibimizle adım adım anlatabiliriz!

3. Online Dosya Depolama ve Paylaşım: Google Drive / Dropbox

Şirket dosyalarının nerede olduğu her zaman büyük bir bilmecedir… “En son faturayı nereye kaydetmiştim?”, “O Excel’i ekip nasıl görebilir?” Benzer soruları siz de soruyorsanız çözümü basit:
Google Drive ve Dropbox gibi bulut tabanlı depolama sistemleri.
Kullanım avantajları:

• Tüm dosyalarınıza her yerden anında erişim (bilgisayar, tablet, telefon fark etmez!)
• Ekip içi veya dışı anında paylaşım
• Gelişmiş yetkilendirme ve güvenlik seçenekleri
• Büyük dosyaların e-posta ekiyle gönderilme derdine son
• Değişiklik geçmişini görebilme, dosyaları eski haline döndürme

Şirketiniz için en ideal bulut sistemini seçmediniz mi? Bize sorun, sektörünüze en uygun sistemi birlikte kuralım.

4. Zaman ve Çalışan Takibi: Harvest / Toggl

Her şirket sahibinin kafasını yoran konulardan biri de ekiplerin zaman yönetimi. “Kim hangi işe, ne kadar vakit ayırıyor?” Bunu sadece tahminlerle mi yönetiyorsunuz? Bu sizi yanıltabilir!
Harvest ve Toggl gibi zaman takibi araçları size büyük avantajlar sağlar:

• Projeler bazında çalışanların görev ve süre takibini kolaylaştırır
• Aylık/haftalık raporlarla şeffaflık sağlar
• Maliyet yönetimini ve faturalandırmayı kolaylaştırır
• Verimsiz noktaları tespit etme şansı sunar

Özellikle uzaktan veya hibrit çalışan ekiplerde, herkesin “ne yaptığı” anlık takip edilebiliyor. Ekip takibini bir üst seviyeye taşımak, iş süreçlerinizi optimize etmek ister misiniz? Türkal Partners yanınızda!

5. Müşteri ve Satış Takibi: HubSpot CRM / Zoho CRM

Her işletmenin can damarı müşteri ilişkileri. Şirketinizde “Satışları neden kaçırıyoruz?”, “Müşteri talepleri kimde, hangi aşamada?” gibi sorulara yanıt bulmak istiyorsanız, bir CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) aracı tam size göre!
CRM olmadan nasıl çalışıyorduk? El yordamıyla takipler, kaybolan notlar, eksik görüşme kayıtları… Tüm bunları geride bırakmanın vakti geldi.
HubSpot CRM ve Zoho CRM’de neler mümkün?

• Tüm müşteri iletişimlerini tek merkezden yönetin
• Otomatik görevlendirme, hatırlatıcı, teklif ve fatura işlemleri
• Satış fırsatlarını ve sürecin hangi aşamasında olduğunuzu görün
• Mevcut ve potansiyel müşterilere özel raporlar oluşturun
• Mail, telefon, sosyal medya entegrasyonları ve daha fazlası!

Özellikle satış ekiplerinin başarısı CRM’le misliyle artıyor. Sektörünüze uygun, bütçenize dost bir müşteri yönetimi sistemi kurmak isterseniz bize ulaşın.

6. Online Toplantı ve Sunum Araçları: Zoom / Google Meet

Pandemiyle birlikte hayatımızın vazgeçilmezi haline gelen online toplantılar için uygun bir platformunuz var mı?
Kimi şirketlerde hala “telefon hoparlöründen toplu toplantı” yapılabiliyor. Oysa Zoom ve Google Meet ile:

• HD kalitesinde görüntülü/gürültüsüz toplantılar
• Kolay link paylaşımı ve hızlı katılım
• Kapsamlı ekran paylaşımı, kayıt ve bulut kaydı
• Büyük/yüzlerce katılımcılı toplantı kolaylığı
• Entegrasyonlu ajanda ve otomatik bildirim sistemleri

Uzaktan çalışan veya farklı şehirlerde ofisi olan firmalar için bu araçlar hayat kurtarıcı! Toplantı yönetimini bir üst seviyeye çıkarmak için bu çözümleri şirketinize entegre edebiliriz.

7. Takvim ve Ajanda Yönetimi: Google Calendar / Outlook Calendar

En çok sorulan sorulardan biri de: “Ekip arasında randevu ayarlama veya toplantı çakışmalarını nasıl önleriz?” Google Calendar ve Outlook Calendar ile:

• Tüm ekip üyelerinin müsaitliklerini görürsünüz
• Anında davet ve bildirim gönderirsiniz
• Paylaşımlı takvimlerle “unuttum”u hayatınızdan çıkarırsınız
• Haftalık, aylık ve yıllık ajanda planlamaları yaparsınız

Gün içindeki toplantı yoğunluğunu azaltmak, otomatize etmek ve zamanınızı daha etkin yönetmek için bu araçlardan fazlasıyla faydalanabilirsiniz.
Araçların ekibinizce tam olarak kullanılabilmesi için başlangıç eğitimine ya da bir kurulum dokümanına mı ihtiyacınız var? Ekibimiz size adım adım destek olabilir!

Neden Dijital Araçlara İhtiyacımız Var?

Peki bu araçlar olmadan da işler yürümüş, güdük biçimlerde de olsa şirketler büyümüş… O halde neden ihtiyaç duyuyoruz?

• Zaman kaybını minimuma indiririz
• Verimlilik artar ve ekibimizde motivasyon yükselir
• Tekrarlanan manuel işlemler otomasyona taşınır
• İş süreçlerinin şeffaf ve izlenebilir olması sayesinde hata oranı düşer
• İş büyüdükçe kontrolü kaybetmeyiz, ölçeklenebilir yapılar oluştururuz

Gerçek başarı, teknolojiyi etkin kullanan şirketlerin elinde! Eksik kaldığınız noktaları tespit etmek ve implemente etmek için lütfen hemen bize ulaşın.

Dijital Araçları Kullanırken Sık Sorulan Sorular

1. Hangi aracı seçmeliyim? Her iş için ayrı bir sistem mi kullanmalıyım?
Her sektörün, hatta her şirketin farklı ihtiyaçları olabilir. Kimi zaman her süreç için farklı bir platform gerekse de, bazı araçlar birbirini tamamlar ve bir arada kullanılabilir. En verimli yapıyı kurmak için ya bir danışmandan destek alın ya da ufak pilot uygulamalarla başlayın. Biz Türkal Partners olarak sektör ve ölçeğe en uygun araç birleşimini size sunabiliriz.

2. Ücretli mi olmalı yoksa ücretsiz seçenekler yeterli mi?
Birçok araç temel olarak ücretsiz seçeneklerle başlar ancak ekip sayınız/artan ihtiyaçlarınızla beraber premium paketlere geçmeniz gerekebilir. Bütçe/kazanç oranınıza göre en uygun yatırımı yapmak için bir finansal analiz çıkartmanızda fayda var. Ekibimizin ücretsiz danışmanlığından faydalanabilirsiniz.

3. Kişisel veriler ve gizlilik açısından güvenli mi?
En büyük çekincelerden biri de şirket bilgilerinin bulutta saklanması ve siber güvenlik. Seçtiğiniz platformun GDPR uyumluluğu, güçlü şifreleme protokolü ve güvenlik sertifikalarını kontrol etmeyi unutmayın. Ayrıca erişim seviyelerini doğru ayarlamak da kritik! İsterseniz bu süreci birlikte yönetebiliriz.

4. Ekibe nasıl adapte ettireceğim? Teknoloji dirençle karşılaşır mı?
Yeni sistemler ilk başta ekiplerde biraz direnç yaratabilir ama uygun eğitim ve sorunsuz destekle bu süreç hızla aşılır. Türkal Partners olarak başlangıç eğitimleri ve 7/24 desteğimizle adaptasyonu en kolay şekilde sağlarız.

5. Tüm sistemleri birbiriyle entegre etmek mümkün mü?
Birçok güncel araç, API ve doğrudan entegrasyonlarla iş akışınızı bölünmeden tek bir yerde yönetmenizi sağlar. Yine de teknik desteğe ihtiyacınız olursa yazılım ekibimiz entegrasyon süreçlerinde yanınızda olur.

6. Küçük ölçekli şirketler için de gerekli mi?
Kesinlikle! Günümüzde hızlı büyümek isteyen küçük firmalar için bile dijital araçlar çok büyük avantaj sağlıyor. Rekabette bir adım öne çıkmak için erken dönemde, esnek ve ölçeklenebilir çözümler devreye almak çok önemli.

7. Uzaktan ve hibrit çalışma modelinde işe yarar mı?
Elbette! Listemizdeki tüm araçlar uzaktan erişim için tasarlanmıştır ve hibrit/remote çalışanlar için sürecinizi kolaylaştırır.

8. Teknolojiye ayak uyduramayanlar için ne önerirsiniz?
Her yenilik başta karmaşık gelebilir. Basitten karmaşığa doğru adım adım ilerleyin. Gerekli eğitimleri sağlamanız ve ekibinizi sürece dahil etmeniz başarı için elzem. Biz burada deneyimimizi paylaşmaya ve ilk adımı birlikte atmaya hazırız.

9. Dijitalleşme için ilk adımı nasıl atmalı?
İlk olarak en çok aksayan iş süreçlerinizi belirleyin. Bir öncelik sıralaması yapın ve küçük bir pilot takımla dijital araçları uygulamaya başlayın. Sonrasında başarılı olan sistemi tüm şirkete yayabilirsiniz. Bu yolculukta danışmanlık almak isterseniz, Türkal Partners’ın iletişim formunu doldurmanız yeterli!

Şirketinizi Dijital Araçlarla Büyütün

Bu yazıda incelediğimiz 7 temel araç, iş yapış biçiminizi kökten değiştirecek güçte. Türk firmalarının dijitalleşme yolculuğunda daha hızlı, dinamik ve çevik olması için çeşitli yazılım ve danışmanlık hizmetleri sunuyoruz.

Ekibinizin potansiyelini maksimuma çıkarmak, iş yükünü kolaylaştırmak ve sizi rakiplerinize birkaç adım öne taşımak için şimdi harekete geçin!
Tüm sorularınız, eğitim ihtiyaçlarınız ya da uygulama süreçleri hakkında detaylı bilgi almak için Türkal Partners uzmanlarına danışabilirsiniz.