Toplantı Verimliliğini İkiye Katlayacak Basit Kurallar

Toplantılar… Her işletmenin olmazsa olmazı. Bir yandan kararlar alınıyor, bir yandan fikir alışverişi yapılıyor, proje süreçleri belirleniyor. Ama dürüst olalım: Kaçımız toplantıların gerçekten verimli geçtiğini hissediyor? Kimi zaman saatler boyunca aynı konular dönüp dolaşıyor, bazen kimse neyi konuştuğumuzu ya da hangi kararı aldığımızı tam olarak hatırlamıyor. Türkal Partners olarak yüzlerce şirkete dijitalleşme ve operasyonel verimlilik konusunda destek verdik ve biliyoruz ki, verimli bir toplantı her ekip için fark yaratır.

Peki, sizce toplantıların verimli geçmesi mümkün mü? Tekrar tekrar konuşulan konular, uzayan gündemler ve bitmek bilmeyen tartışmalar sona erebilir mi? Cevap: Evet! Hem de basit kuralları uygulayarak. Şimdi, en çok sorulan sorular üzerinden toplantı verimliliğini ikiye katlayacak temel ipuçlarını paylaşalım. Hazır mısınız?

Toplantı Neden Verimsiz Hissederiz?

• Herkesin konuştuğu ama kimsenin bir şey anlamadığı toplantılar neden olur?
• Bazı toplantılarda zaman nasıl su gibi akıp gidiyor?
• Toplantı sonrası herkesin kafası neden karışık oluyor?

Toplantıların verimsiz olmasının en büyük nedeni hazırlıksız başlanması. Katılımcıların toplantıya neden çağrıldığını bilmemesi, gündemin açık olmaması veya hiç hazırlık yapılmaması ilk hatalardan. Ayrıca, toplantılara bir amacın olmaması ve herkesin söz hakkı almamasından dolayı kararlar genellikle uçuşuyor.

Dijitalleşmenin giderek arttığı günümüzde bile, toplantılarda not alınmaması, görevlerin yazılı olarak paylaşılamaması ve takip eksikliği verimsizliğe yol açıyor. Ekibinizle bir sonraki toplantıyı planladığınızda, en başta bu noktaları gözden geçirmenizi tavsiye ediyoruz.

Toplantıya Nasıl Hazırlanmalı?

1. Toplantı gündemi oluşturun: Katılımcıların toplantıda ne konuşulacağını önceden bilmesi şart.
2. Katılımcıları doğru seçin: Toplantı ile doğrudan ilgili olmayan kişileri çağırmak hem onların hem de sizin vaktinizi çalar.
3. Süre ve zaman belirleyin: Başlangıç ve bitiş saatini önceden tanımlayın, katılımcılar buna göre planlama yapabilsin.

Sıkça sorulan bir soru: Toplantı gündemi nasıl hazırlanmalı? Gündemi kısa, net ve anlaşılabilir yapın. Birçok işletme, uzun ve gereksiz kalemlerle dolu ajandalarla zaman kaybediyor. Biz genellikle müşterilerimize 3-5 ana maddeyi geçmemelerini öneriyoruz. Eğer tek bir maddede 20 dakika yetmiyorsa, o konu için ayrı bir toplantı yapmak daha efektif olabilir.

Toplantı Esnasında Zaman Nasıl Yönetilir?

• Her gündem maddesi için maksimum süre takvimi oluşturmak neden önemli?
• Kimlerin ne zaman konuşacağı belirlenmeli mi?
• Konular saptığında toplantı nasıl toparlanır?

Zaman yönetimi, toplantının özünü kaybetmemesi için kritik. Her maddeye belirli bir dakika ayırmak, sapmaları önler ve tartışmanın uzamasını engeller. Toplantı liderinin veya moderatörün, akışı sürekli kontrol etmesi gerekiyor.

Bizim önerimiz: Toplantı zamanlayıcıları kullanın! Ücretsiz takvim uygulamaları ya da bir zaman sayacı ile gündemin hangi maddesine ne zaman geçileceği otomatik olarak ekrana yansıtılabilir. Ve unutmayın, ana konudan sapıldığında, toplantı sahibi “Konumuza dönelim” hatırlatmasını nazikçe yapmalı.

Toplantıda Herkes Katılım Göstermeli mi?

Bazen bazı ekip üyeleri toplantılarda çok konuşurken, bazıları sessiz kalıyor. Peki herkesin aktif katılımı neden önemli? Fikirlerin çoğu zaman sadece bir gruptan gelmesi, diğerlerinin değerli içgörülerini gölgede bırakabilir. Herkesin katkısı, alınacak kararlara çeşitlilik ve sağlamlık katar.

Katılımı artırmak için hangi yöntemler uygulanabilir? İşte birkaç pratik öneri:

• Önceden soru göndermek: Katılımcılara toplantıda yanıtlamalarını istediğiniz soruları önceden paylaşın.
• Herkese söz hakkı tanıyın: Sıra ile herkesin fikrini almak, sessiz tiplerin de katkı sağlamasını kolaylaştırır.
• Kısa bireysel düşünme süreleri: Tartışmadan önce herkesin 1-2 dakika kendi düşüncelerini not almasını isteyin.

Toplantı Sonrası Takip Neden Hayati?

• Kararların toplantıdan sonra unutulmasının sebebi nedir?
• Toplantı notlarını kim, ne zaman, nasıl iletmeli?

Birçok işletmede toplantı sırasında alınan kararlar birkaç gün sonra unutuluyor. Takip sistemi yoksa, gündem ve görevler havada kalıyor. Türkal Partners olarak toplantı sonrası eylem planı ile süreci şeffaflaştırıyoruz. Mutlaka bir kişi (not tutucu ya da toplantı lideri) toplantıdan hemen sonra alınan kararları özetlemeli ve tüm katılımcılara e-posta veya ortak platformda paylaştığını garantilemeli. Bunun için pratik yazılımlar da mevcut: Trello, Asana, Monday.com gibi çözümlerle toplantı notları otomatikman görev listesine dönüşüyor.

Online Toplantılar Yüz Yüze Toplantılar Kadar Verimli midir?

• Dijitalleşme ile artan online toplantılar ne kadar verimlidir?
• Online toplantıların en büyük sıkıntısı nedir?

Pandemi sonrası online toplantılar artık hayatımızın vazgeçilmezi haline geldi. Ancak ekran başında olmak, yüz yüze toplantıların yerini tam anlamıyla tutabiliyor mu? Herkesin evinden katıldığı durumlarda, dikkat dağılması, teknik sıkıntılar, mikrofon sorunları ve bazen toplantı esnasında başka işlerle ilgilenmek gibi sorunlar başarısız bir toplantının önünü açabiliyor.

Ama doğru araçlar ve kurallarla, online toplantılar da en az yüz yüze kadar verimli olabilir. Katılımcılara toplantı gündemini ve gerekli dökümanları önceden iletmek, kamera ve mikrofon kullanımını teşvik etmek, kısa ama sık molalar vermek fazlasıyla fayda sağlıyor. Online toplantı tekniklerini öğrenmek ve dijital iş yönetimi yapmak için Türkal Partners olarak özel danışmanlık sunuyoruz. Ekibinizin uzaktan çalışmasını maksimum verime çıkarabiliriz.

En İyi Toplantı Programı Hangisidir?

• Zoom vs Google Meet: Hangisi daha iyi?
• Trello ya da Asana gibi araçlar toplantı sürecine nasıl katkı sağlar?

Toplantı platformu tercihi, ekibin büyüklüğüne ve ihtiyacına göre değişir. Zoom, genellikle daha büyük ve karmaşık toplantılar için kullanışlı. Google Meet ise hızlı ve pratik çözümler için masrafsız bir alternatif.

Yalnızca video görüşmesi yapmak yetmez; alınan kararların ve görevlerin takibini sağlamak için Asana, Trello, Monday.com gibi proje yönetim araçları ile entegre toplantı yönetimi sağlanmalı.

Size özel en doğru dijital çözümü bulmakta zorluk çekiyorsanız, Türkal Partners ekibinden profesyonel danışmanlık alabilirsiniz. Şirketinizin ihtiyaçlarına göre uygun yazılımı seçmenizde ve kurulumda da yardımcı oluyoruz.

Toplantı Sıkıcılığını Kırmak İçin Neler Yapılabilir?

• Herkesin bayıldığı toplantılar yapmak mümkün mü?
• Katılımı artırmak için ne gibi oyunlar veya uygulamalar var?

Sıkıcı toplantılardan herkes sıkılır! Toplantıya enerjik başlamak için ufak bir ‘icebreaker’ oyunu, hızlı anketler, hızlı fikir toplama etkinlikleri (ör. brainstorming uygulamaları ile) yapabilirsiniz. Hatta toplantı sonunda bir ödüllü yarışma düzenlemek bile mümkün.

Dijital araçları kullanarak toplantının daha interaktif ve eğlenceli hale gelmesini sağlayabilirsiniz. Miro, Kahoot ve Mentimeter gibi uygulamalar ile kolayca anketler ve mini oyunlar ekleyebilirsiniz.

Gereksiz Toplantıların Önüne Nasıl Geçilir?

• Her konuyu toplantıya taşımak gerekli mi?
• Hangi durumlarda hızlı bir e-posta ya da mesajlaşma yeterlidir?

Gerçek şu ki: Birçok toplantı aslında gereksiz. Basit bir e-posta veya ekip sohbetiyle çözülebilecek konuları toplantıya taşımak, hem zaman kaybı hem de motivasyon düşüklüğü yaratıyor.

Türkal Partners olarak eğitimlerimizde, ekip liderlerine şu soruyu sormalarını öneriyoruz: “Bu konu toplantısız çözülebilir mi?” Konu; stratejik karar, önemli değişiklik veya beyin fırtınası gerektirmiyorsa kısa bir yazışma veya video mesaj çok daha efektif. Gereksiz toplantıların önüne geçmek için, konuları önceliklendirmek ve yetkili kişilerin doğrudan karar alabileceği bir yapı kurmak şart.

Şirket içi iletişimi güçlendirecek, gereksiz toplantı yükünü azaltacak iletişim protokolleri için uzman dijital danışmanlık alabilir, takımlarınızın iş yükünü hafifletebilirsiniz.

Başarılı Toplantının Püf Noktaları Nelerdir?

Kısa bir özet ile katılımcılarımıza en çok işe yarayan ufak püf noktalarını paylaşıyoruz:

1. Toplantıya hazırlıklı gelin: Gündem ve amaç belli olsun.
2. Kısıtlı katılımcı: Sadece ilgili kişiler davet edilsin.
3. Süreye sadık kalın: Her konu için net zaman ayırın.
4. Kararlar yazılı alınsın.
5. Notlar paylaşılsın: Sonrasında ortak bir platformda kararların takibi yapılsın.
6. Katılımları teşvik edin.
7. Konudan sapıldığında anında müdahale edin.

Hibrit Toplantılar Nasıl Daha Etkili Olur?

• Kimi katılımcı online, kimisi ofisten katıldığında nelere dikkat etmek gerekir?
• Ses ve görüntü kalitesinde ne tür önlemler alınmalı?

Hibrit toplantılarda (yani yarısı ofisten yarısı online katılım sağlandığında) iletişim genellikle zorlaşıyor. Oda mikrofonları, akıllı kamera sistemleri gibi teknolojiler kullanarak herkesin aynı kalitede işittiğinden ve katılımcıların etkileşimde zorlanmadığından emin olun.
Online katılımcıların unutulmaması için sık sık söz vermek ya da interaktif anketlerle onları sürece dahil etmek de önemli.

Şirketinize özel hibrit toplantı altyapısı kurdurmak, ekiplerinizin zamandan ve verimlilikten tasarruf etmesini sağlayacak. Yine burada, ihtiyaçlarınıza özel çözüm için Türkal Partners ekibine danışabilirsiniz.

Toplantı Notlarını Dijitalleştirmek Neden Mantıklı?

• Kağıt-göz notlar yerine dijital not almak neden önemli?
• Toplantı sonuçlarının arşivlenmesi etkili iş akışına nasıl katkı sağlar?
• Hangi platformlar öneriliyor?

Kağıt notlar kolayca kaybolabilir, toplantı sonrasında paylaşılması gecikebilir. Oysa dijital not almak hem kalıcı, hem kolay paylaşılır hem de hızlıca görev haline getirilebilir. Google Docs, Notion, OneNote, Evernote gibi uygulamalarla notlarınızı anında ekiple paylaşabilirsiniz.

Ayrıca metin tabanlı toplantı kayıtları, arşivlenerek gelecekte kolayca referans alınabilir. Özellikle büyüyen ekiplerde bu arşiv sistemi hatasız ve şeffaf karar mekanizmasının temeli oluyor.

Toplantı Kültürü Nasıl Geliştirilir?

• Başarılı bir toplantı kültürü nasıl oluşturulur?
• Yeni başlayanlara ne gibi eğitimler verilmeli?

Toplantı kültürü, bir şirketin verimli çalışmasının en önemli dinamiklerinden biri. Yeni gelen çalışanlara kısa & etkili toplantı eğitimleri sunmak, iyi bir başlangıç. Ayrıca şirket içinde toplantı rehberi veya standart protokoller belirlemek, tüm ekiplerin aynı kurallara uymasını kolaylaştırır.

Kendi şirketinizde etkili ve kısa toplantı kültürü kurmak, dönüşüm danışmanlığı veya iç eğitim programı arıyorsanız, Türkal Partners ekibi olarak iş akışınıza ve ekibinize özel çözümler sunuyoruz. Detaylı bilgi için bize ulaşabilirsiniz.

Toplantıdan Önce ve Sonra Hangi Soruları Sormalı?

Öncesinde Sorulacaklar:

• Bu toplantının amacı nedir?
• Toplantı gerçekten gerekli mi?
• Kimler katılmalı?
• Ne kadar zaman harcamalıyız?
• Gündem maddelerimiz neler?

Toplantı Sonrası:

• Hangi kararlar alındı?
• Kim, hangi görevi üstlenecek?
• Ne zaman tekrar toplanmamız gerekir?
• Toplantı süresini verimli kullandık mı?

Toplantıların Dijital Dönüşümdeki Rolü Nedir?

• Yeni nesil yazılımlar, toplantı verimliliğini nasıl artırır?
• Yapay zekâ destekli araçlar gelecekte toplantı süreçlerini nasıl şekillendirebilir?

Günümüzde dijital dönüşüm, sadece iş yapış şekillerimizi değil, toplantı alışkanlıklarımızı da değiştiriyor. Akıllı yazılımlar sayesinde toplantılar hem daha kısa, hem de daha sonuç odaklı geçmeye başladı. Özellikle son yıllarda yapay zekâ tabanlı özetleme, görev dağıtımı, otomatik takvim entegrasyonu ve dijital not tutma araçları kurumların hayatını kolaylaştırıyor.

Eğer siz de toplantı yönetiminde teknolojiye geçiş yapmak istiyorsanız, Türkal Partners ile iletişime geçmenizi öneririz. İşinize ve takımınıza özel uçtan uca çözüm geliştirebiliriz.