KVKK: KOBİ’lerin Bilmesi Gereken Her Şey ve En Sık Yapılan Hatalar

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), özellikle KOBİ’ler için sadece yasal bir yükümlülük değil, büyümenin ve itibarın sürdürülebilmesi için de büyük önem arz eden bir konudur. Türkiye’de her ölçekten işletmenin KVKK’ya tam uyum sağlayabilmesi ve müşterilerinin verilerini güvenle işleyebilmesi için pek çok detayı ve soru işaretini aydınlatacak kapsamlı bir rehber hazırladık.

KVKK Nedir? KOBİ’ler Neden Dikkat Etmeli?

KVKK, Türkiye’de kişisel verilerin korunmasını ve işlenmesini düzenleyen en temel yasal çerçevedir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler) genellikle KVKK’dan muaf olduklarını düşünürler; fakat bu çok yaygın ve tehlikeli bir yanılgıdır!

• KOBİ’ler de kişisel veri işlediğinde (çalışan bilgisi, müşteri listesi, e-posta, IP adresi, fatura adresi vb.) mutlaka KVKK’ya tabi olurlar.

Peki, KVKK kapsamında KOBİ’leri ilgilendiren alanlar nelerdir ve “Kişisel veri” tam olarak nedir? Hangi yanlışlara sık düşülüyor? Başlamadan önce işte sıkça sorulan birkaç önemli soru…

KOBİ’ler için KVKK: Sık Sorulan Sorular

Kişisel Veri Nedir?

En kısa cevabı: Gerçek kişiyle ilgili her türlü bilgi. Yani isim, soyisim, telefon numarası, e-posta, adres, doğum tarihi, TC kimlik numarası, IP adresi, fotoğraf gibi bilgilerin tamamı kişisel veri olarak kabul edilir.

KOBİ’ler Hangi Verileri Korumalı?

Hem müşterilerinin hem de çalışanlarının verilerini… Pek çok KOBİ sadece müşteri verisini önemser ancak, çalışanların özlük dosyası, ödeme bilgileri, maaş bordrosu, kamera kayıtları gibi veriler de KVKK kapsamındadır.

KOBİ Olarak Neden KVKK’ya Uyumlu Olmalıyım?

KVKK’ya uymamanız halinde:

• Yüksek idari para cezaları (2024 için 950.000 TL’ye kadar çıkabiliyor!),
• Rekabet avantajının kaybı,
• Müşteri güveninin sarsılması,
• İtibar kaybı,
• Hukuki davalar,
• Sektörde tercih edilmeme

gibi pek çok riskle karşılaşabilirsiniz.

Küçük bir işletme de olsanız, sorumluluk büyüktür.

En Sık Hangi Yanlışlar Yapılıyor?

Türkal Partners olarak en çok karşılaştığımız hatalar:

• Aydınlatma metni hazırlamamak
• Açık rıza almamak veya yanlış almak
• İnternet sitesinde çerez (cookie) kullanımının düzgün belirtilmemesi
• Çalışanlardan aldığınız verileri koruma altına almamak
• Yükümlülüklerin tamamını tek seferlik sanmak
• Veri güvenliğini teknik ve idari olarak sağlamamak

Aydınlatma Metni Zorunlu mu?

Evet!
Kişisel veri elde ederken, ilgili kişiye (ör: müşteriniz, çalışanınız) neden veri topladığınızı, ne kadar süreyle saklanacağını, kimlerle paylaşılabileceğini açıkça bildiren bir aydınlatma metni sunmak zorundasınız. Bunu yapmazsanız ciddi para cezası alabilirsiniz.
Tüm metinlerin Kanun’a uygun hazırlanması gerekir. Hazır şablonlar, işletmenizi korumaz!

KVKK’da Açık Rıza Nedir, Ne Zaman Gerekli?

“Açık rıza”, ilgili kişinin sizi özgür iradesiyle ve bilgilendirilmiş şekilde onaylamasıdır. Yani, müşteriniz veya çalışanınız, hangi verisinin neden kullanılacağını ve nasıl korunacağını anladığında ve rıza verdiğinde bu “açık rıza” olur.

• Açık rıza, yasal zorunluluk dışında veri toplarken gereklidir.
• Her “veri toplama”da gerekli değildir; işlem amacınıza göre değişir. (Örn: Sözleşme gereği alınan teslimat adresi için rıza gerekmez, ancak pazarlama için e-posta toplayacaksanız gereklidir.)

Veri İhlali Ne Demek? KOBİ’ler Ne Yapmalı?

Veri ihlali, kişisel verilerin yetkisiz kişilerce ele geçirilmesi, açıklanması veya değiştirilmesidir. En geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (KVKK) ihbar etmek zorundasınız.

Kendi başına ihbar etmekte zorlanıyorsanız ya da veri ihlali yaşanıp yaşanmadığından emin değilseniz, Türkal Partners olarak uzman desteğimizle size adım adım yardımcı olabiliriz.

Çalışan Verilerinde Hangi Hatalar Yapılıyor?

Pek çok KOBİ, sadece müşteri bilgisini koruma altına almaya çalışıyor. Halbuki işyerinizde çalışanların, adayların, stajyerlerin, hatta eski çalışanların bile kişisel verileri KVKK kapsamında korunmalı. Çalışan verilerini işlerken:

• Açık rıza aldığınızdan emin misiniz?
• Çalışan dosyaları şifreli ve güvenli dolaplarda mı?
• Verilere kimlerin erişimi var?

Eğer bu sorulardan birine bile “Hayır” demek zorundaysanız, düzenleme yapmanız gerekebilir.

İnternet Sitesinde KVKK Yükümlülükleri Nelerdir?

KOBİ’ler, web sitelerinde de kişisel veri işliyorlar: İletişim formu, e-bülten aboneliği, çerezler ve analiz araçları…

• Web sitenizde ayrıntılı bir aydınlatma metni olmalı.
• Çerez politikanız ziyaretçiye sunulmalı, hangi çerezlerin kullanıldığını açıkça belirtmelisiniz.
• Veri topladığınız her alan için KVKK’ya uygun açık rıza kutucukları yer almalı!

Web sitesinin hukuka uygun tasarımı için profesyonel destek almak ister misiniz? Türkal Partners, hem web sitenizi kurar hem de uyumlu şekilde yönetilmesini sağlar!

KVKK Süreçlerinde KOBİ’lerin Dikkat Etmesi Gereken En Önemli Adımlar

Peki, bir KOBİ olarak ne yapmanız gerekir? Hangi adımları asla atlamamalısınız?

• Veri Envanteri Hazırlayın: Hangi veriyi, ne amaçla, nerede, kimden, kimlerle paylaşarak topladığınızı mutlaka kayıt altına alın.
• Politikalarınızı ve Prosedürlerinizi Belirleyin: Erişim, saklama, silme, imha süreçlerinizi netleştirin.
• Çalışanlarınızı Bilgilendirin ve Eğitin: KVKK sadece patronun sorumluluğu değildir! Tüm ekip, veri güvenliğini ve gizliliğini bilmeli.
• Aydınlatma Metni ve Rıza Formlarını Hazırlayın: Online ve fiziksel ortamlarda aynı hassasiyetle!
• Güvenlik Önlemlerini Alın: Şifreleme, antivirüs, güvenlik duvarı gibi teknolojik önlemlerle yetinmeyin; fiziki güvenliğe de önem verin.
• Veri İşleyenlerle Sözleşme Yapın: Tedarikçi, servis sağlayıcı ve altyüklenicilerinizle “KVKK uyumlu” sözleşme hazırlayın.
• Risk Değerlendirmesi Yapın: Hangi veriler daha hassas? Kimler erişebiliyor? Bir ihlal olursa yol haritanız hazır mı?

En Sık Duyduğumuz Sorular ve Yanıtlarımız

Müşteri bilgilerini saklamak için mutlaka rıza şart mı?

Eğer bir sözleşme (veya satış işlemi) nedeniyle bilgiler toplanıyorsa, rıza şart değil; fakat pazarlama, tanıtım, kampanya bildirimleri için açık rıza gereklidir.

Çalışanlarımızın verilerini nereye kadar tutabiliriz?

Veri saklama süreleri, iş kanunu ve diğer mevzuatta yazılı zorunlu sürelere bağlıdır. İşle bir bağlantısı kalmadığında imha etmek gerekir. “Her ihtimale karşı sınırsız tutmak” yasa dışıdır.

Karışık bir veri tabanımız var, envanteri nasıl hazırlayacağız?

Adım adım ilerleyin:

1. Hangi verileri topluyorsunuz?
2. Bunları neden topluyorsunuz?
3. Kimlerle paylaşıyorsunuz?
4. Ne kadar süreyle saklıyorsunuz?

Elinizde liste yoksa endişelenmeyin! Türkal Partners olarak, hazır envanter şablonlarımız ve danışmanlık hizmetimizle süreci basit ve uygulanabilir hale getiriyoruz.

Kamera kayıtları da KVKK’ya tabi mi?

Evet! Kamera ile izlenen tüm alanlarda “izleniyorsunuz” yazısı olması ve aydınlatma metni paylaşılması gerekir. Kamera görüntüleri de en fazla ihtiyaç kadar süreyle saklanmalı.

Birden fazla şubemiz var, her biri için ayrı mı çalışma yapmalıyız?

İşleyişe göre değişir: Merkezi bir veri yönetimi varsa merkezden yapılabilir ama şube özgün şekilde veri topluyor/işliyorsa her biri için süreçler belirlenmeli.

Kişisel verileri silmek ne demek?

Artık işleme amacı ortadan kalktıysa (ör. müşteri çıkarıldı, çalışan ayrıldı), ilgili kişinin verisini kayıtlardan, yedeklerden ve fiziki dosyalardan bütünüyle temizlemek gerekir. Sadece bilgisayardan “silmek” yetmez!

Sosyal medya üzerinden alınan bilgiler de kapsama girer mi?

Kesinlikle! Instagram DM, WhatsApp yazışması, web sitesi iletişim formları, hepsi kişisel veri işlenmesidir. Uyumlu aydınlatma ve gerekirse rıza almak şart!

Verilerimi hangi ölçüde dijital olarak saklamalıyım?

Dijital ortamda saklanan verilerin bulunduğu cihazlar/güvenlik katmanları (şifre, güvenlik duvarı vs.) KVKK’ye uygun olmalı. “USB bellekte, masaüstünde tutuyorum, sorun olmaz” dememelisiniz!

KOBİ’ler için KVKK Uyumunda En Sık Karşılaşılan Hatalar ve Çözüm Yolları

• Hazır şablonlar/Google’dan kopya metinler kullanmak:

  Bu hatayı sıklıkla görüyoruz. Her işletmeye özel; veri işleme amaçları, saklama süreleri ve paylaşım haritaları farklıdır. Hazır metinler sizi yasal olarak korumaz. KVKK denetçileri, “kopypeyst” metinleri hızla tespit eder!

• Sadece aydınlatma metniyle yetinmek:

  Oysa süreç çok daha kapsamlı! İç politika ve prosedürleriniz eksikse, sisteminiz tamamlanmış sayılmaz.

• İşin sürece yayılması gerektiğini unutmak:

  KVKK bir kere uyum sağlanıp kenara bırakılacak bir konu değil. Yılda en az bir kere gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gerekir. Özellikle yeni bir hizmet, yeni uygulama veya çalışan eklediğinizde süreçleri revize etmelisiniz.

• Veri paylaşımını takip etmemek:

  Tedarikçi, kargo, muhasebe firması ile veri paylaşırken mutlaka veri işleyen sözleşmesi yapılmalı.

• Çerezler ve e-posta listeleri için açık rıza unutmamak:

  E-bülten, promosyon, haber bülteni göndermek için kesinlikle açık rıza alınmalı ve saklanmalı.

• KVKK başvurularını dikkate almamak:

  Bir müşteri ya da çalışanın “Kişisel verimi silin” veya “Hangi verilerimi tuttun?” şeklinde bir başvurusu olursa, en geç 30 gün içinde cevap vermelisiniz. Cevap vermezseniz ceza kapınızda!

• Veri ihlal bildirimi şartını atlamak:

  Herhangi bir veri sızıntısı, yanlış kişiye e-mail gönderimi, kaybolan USB… 72 saat içinde kuruma bildirilmezse büyük ceza doğar.

KOBİ’lerin KVKK Uyumunda Türkal Partners’ın Rolü

KVKK süreçlerinin zor ve karmaşık geldiğini biliyoruz. Genellikle KOBİ’lerde zaman ve bilgi eksikliği nedeniyle:

• Çoğu yükümlülük eksik yerine getirilir,
• Eski sistemlerle devam edilir,
• Teknik ve hukuki güncellemeler atlanır.

Türkal Partners olarak, KVKK danışmanlık hizmetlerimizle işinizi baştan sona analiz eder, özel çözüm haritaları, pratik envanter şablonları, web sitesi için uyumlu metinler ve rıza yönetimi sistemleri sunarız.

Kendi çabanızla ilerlemekte zorlanıyorsanız, her adımda size rehberlik eder ve yasal risklerden korunmanızı sağlarız.

KOBİ’ler için Sıkça Yapılan KVKK Hataları

• Çalışanlara yeterince eğitim verilmemesi:

  KVKK yalnızca patronun ya da bir yöneticinin işi değildir. Tüm personelin iş süreçlerinde veri güvenliği ve gizlilik ilkelerine uyması şarttır.

• İnternet sitesi güncellemelerinde KVKK yükümlülüklerinin unutulması:

  Web sitesi yenilenince veya yeni bir form eklenince mutlaka aydınlatma ve rıza mekanizmasının güncellenmesi gerekir.

• Hiç denetim yapılmaması:

  Tüm süreçleri baştan sona yılda en az bir kez denetlemenizi öneriyoruz. KVKK’ ya uygunluk ancak böyle sürekli hale gelir.

• İşten çıkan personel verisinin güncellenmemesi:

  Artık çalışmayan birinin verisini erişime açık bırakmak, büyük risk! Her çıkışta veri imhasını gerçekleştirin.

KVKK ve KOBİ’ler: Sık Sorulan Diğer Sorular

KVKK ihlalinde cezalar sadece büyük şirketlere mi uygulanıyor?

Hayır! Küçük işletmeler de cezadan muaf değil. Kurum, 10 çalışanı olan bir firmadan, 1000 çalışanı olan bir holdingten aynı titizlikte yükümlülük bekler.

KVKK’ya uyumlu olmak müşteri için nasıl bir avantaj sağlar?

Hem güven verir, hem de işletmenin itibarını artırır. Dijital çağda veri güvenliği ön planda olan işletmeler, müşterilerin ilk tercihi haline gelir.

KVKK ile GDPR arasında fark var mı? Yurt dışı işlemimde hangi kurallar geçerli?

KVKK Türkiye’de geçerli; ancak yurt dışı işlemleriniz varsa GDPR gibi uluslararası standartlara da uymanız gerekebilir. Burada özel danışmanlık şart! Bunun için Türkal Partners sizi çözümle tanıştırabilir.

KVKK uyum sürecinde harcama yapmak zor mu?

Kurumsal bir destek almazsanız, yanlış yapılan uygulamalar ileride çok daha pahalıya mal olabilir! Cezalar, müşteri kaybı ve itibar zedelenmesi düşünüldüğünde, uzman desteği ile yatırım yapmak her zaman daha avantajlıdır.

KOBİ’ler için Doğru KVKK Uyumunun Avantajları

• Ceza riski kalkar; hukuki koruma sağlar.
• Müşteri güveni ve sadakati artar; pazarınız büyür.
• İtibarınız güçlenir; referanslarınız çoğalır.
• Veri yönetiminiz profesyonelleşir; işiniz daha sürdürülebilir olur.
• Dijitalleşme süreçlerinde sorunsuz ilerlersiniz.

KVKK’da Türkal Partners Size Nasıl Yardımcı Olur?

Her KOBİ’ye, büyüklüğüne ve sektöre özel KVKK uyum yol haritası hazırlıyoruz. Size açık ve sade dille, adım adım süreçlerinizi anlatıyor, web sitenizi ve tüm dijital varlıklarınızı hukuken güçlendiriyoruz. Detaylı bilgi ve başvuru için bize ulaşabilirsiniz.

En Güncel Sorular – Kendi İşinizde Durumu Kontrol Edin!

• Tüm veri hareketleriniz kayda giriyor mu, yoksa hala üzeri çizili Excel tablolarıyla mı çalışıyorsunuz?
• Web sitenizde ziyaretçilerinize tüm aydınlatmaları sunuyor musunuz?
• Çalışanlarınız, bilgi talep ettiğinde bunu 30 gün içinde yanıtlayabiliyor musunuz?
• Bir veri sızıntısı yaşansa hangi adımları atacağınızı biliyor musunuz?
• Tedarikçi ve dış firmalarla KVKK sözleşmeleriniz hazır mı?
• Sosyal medya hesaplarınızda elde ettiğiniz veriler için politika belirlediniz mi?

Cevabınız “Hayır” ise, tabelanız ne kadar küçük olursa olsun, büyük risk altındasınız demektir! Dilerseniz danışmanlık hizmetimize saniyeler içinde ulaşabilirsiniz.

KOBİ’ler İçin KVKK Uyumunda Başarılı Olmanın İpuçları

• Basit bir Excel tablosu bile kullanıyor olsanız, tüm kişisel veri kayıtlarınızı şifreli ve erişim kontrollü olarak saklayın.
• Veri paylaşacağınız her kişi/kuruluşla sözleşme yapmayı atlamayın.
• İnternet sitenizin alt kısmında, güncel aydınlatma ve çerez politikası yayınlayın.
• Müşteri ve çalışanlarınıza veri toplama sebeplerinizi açıkça iletin.
• Tüm süreçlerinizin yılda en az bir kere güncel olduğundan emin olun.

Tüm bu detaylar karmaşıksa, ya da halen nereden başlayacağınızı, hangi hataları yaptığınızı bilemiyorsanız, Türkal Partners deneyimiyle KOBİ’nize özel KVKK haritası oluşturmak için bize ulaşabilirsiniz!