CRM Programı Seçerken En Sık Yapılan Hatalar

Merhaba! Türkal Partners olarak, yıllardır CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) yazılımları ile çalışıyor, iş ortaklarımıza dijital dönüşüm süreçlerinde rehberlik ediyoruz. Birçok firmanın hayalini kurduğu yüksek verimli CRM süreçlerinde önlerine çıkan sorunları, genellikle deneyimlemeden göremediğini biliyoruz. Peki neden CRM seçerken bazı hatalar sıkça tekrarlanıyor? En iyi CRM programını nasıl seçersiniz? Sektörünüz, çalışanlarınız ve iş hedefleriniz için doğru programı nasıl bulursunuz?

Bugün sizlere, CRM programı satın alırken en sık yapılan hatalara yakından bakacağız. Her maddenin ardından “Ben bu hataları yapıyor muyum?” diye kendinize sormanızı öneriyoruz. Ayrıca, sorularınız olduğunda web sitemiz üzerinden bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin!

CRM Nedir ve Neden Önemlidir?

Öncelikle, CRM yazılımı nedir? Basitçe anlatmak gerekirse, CRM müşterileriniz hakkında verileri, satın alma davranışlarını, etkileşimlerini ve taleplerini tek bir yerde toplayan; pazarlama, satış ve müşteri hizmetleri ekiplerinizin bu verilere hızlıca ulaşabildiği bir platformdur. Peki CRM neden bu kadar önemli?

• Müşterinizi daha iyi tanımanızı sağlar
• Satış süreçlerinizi hızlandırır ve aksiyon almanızı kolaylaştırır
• Müşteri memnuniyetini arttırır
• Raporlama ve analiz imkanı sunar

Ama… Bütün bunlar seçtiğiniz CRM gerçekten ihtiyaçlarınıza uygun olduğunda mümkündür. Her CRM firmaya uymaz. Peki sizin için en büyük tehditler neler? Neleri gözden kaçırıyorsunuz?

CRM Seçerken Yapılan İlk Hata: Çözüme Değil, İsme Odaklanmak

En popüler CRM’ler her firma için en doğru seçenek olmayabilir. Piyasada çok duyulan bir isim gördüğünüzde “bu mutlaka işimizi görür” yanılgısına kapılıyor musunuz? CRM’de en önemli unsur nedir? Elbette iş ihtiyaçlarınıza uygunluk! Yalnızca marka popülaritesine dayanarak alınan kararlar kısa sürede hayal kırıklığıyla sonuçlanabilir.

Sorular:

• Piyasadaki en büyük ismi seçmek, benim işletmemin özel gereksinimlerini karşılayacak mı?
• Büyük markaların paketleri benim bütçeme ya da iş akışıma uyuyor mu?
• Kullanmayacağım ek özelliklere para ödemek ister miyim?

Biz Türkal Partners olarak önce iş ihtiyaçlarınızı analiz ediyoruz; ardından işinize en uygun ve bütçenize dost seçenekleri listeliyoruz.

İkinci Hata: Şirket İçi Hazırlık Yapmadan CRM’e Geçmek

Birçok firma, CRM programı almaya karar verirken şirket içi hiçbir hazırlık yapmıyor. Peki, CRM’e geçmeden önce şirketinizde tamamlanması gerekenler olduğunu biliyor muydunuz?

• Ekibinizin dijital okur-yazarlığı nedir?
• Çalışanlarınız değişime hazır mı?
• Hangi süreçleri dijitalleştirmeyi istiyorsunuz?
• Departmanlarınız birbiriyle ne kadar iletişimde?

Unutmayın, iyi bir CRM harika bir yazılımdan fazlasıdır. O, siz ve ekibinizle birlikte bir değer üretir.

Üçüncü Hata: İhtiyaç Haritası Oluşturmamak

Bir CRM platformu almadan önce, “Neye ihtiyacımız var?” sorusunu soruyor musunuz? Hangi departmanlar kullanacak? Hangi raporları görmek istiyorsunuz? Sadece müşteri takibi mi, yoksa satış süreçleri, e-posta takibi, teklif hazırlama, analiz, raporlama gibi daha fazla özelliğe mi ihtiyacınız var?

Çoğu zaman gözlenen şu: Firma, hangi sorununu çözmek istediğini bile netleştirmemiş. Bu durumda alınan CRM’ler kısa sürede kenarda kalıyor.

Dördüncü Hata: Kullanımı Zor Bir CRM Tercih Etmek

Çoğu zaman, “en çok özelliğe sahip yazılım” = “en iyi yazılım” sanılıyor. Kapsamlı, karışık, teknik bilgisi yüksek seviyedeki insanlara uygun yazılımları seçmek sık yapılan bir hata. Peki sizin ekibiniz bu kadar teknik mi?

• Tüm çalışanlarınız yeni sisteme adapte olabilecek mi?
• Karmaşık yapıya sahip programlar işlerinizi hızlandıracak mı, yoksa yavaşlatacak mı?

Kullanımı kolay olmayan bir CRM, uygulamaya hiç alınmaz ya da kısa sürede terk edilir. Bu yüzden, kullanıcının kolay alışabileceği, sade ve açık bir panel sunan yazılımlar tercih edilmelidir.

Beşinci Hata: Mobil Uyumluluğu Göz Ardı Etmek

2024 yılında mobil cihazların hayatımızdaki yeri yadsınamaz. İşte veya seyahat sırasında ekibiniz CRM’e ulaşabiliyor olmalı.

Sorular:

• CRM, telefon veya tablet üzerinden kolayca kullanılabiliyor mu?
• Saha ekibiniz için mobil kullanıma uygun mu?
• Ofis dışında çalışırken tüm fonksiyonlar aktif mi?

Mobilde sorun yaşadığınızda, iş süreçlerinizde gereksiz gecikmeler ve veri kayıpları yaşanabilir.

Türkal Partners olarak, mobil uyumlu ve bulut tabanlı CRM sistemlerinde yıllardır danışmanlık hizmeti sunuyoruz.

Altıncı Hata: Entegrasyon Kolaylığını Sormamak

Çoğu firma, CRM yazılımı var olan sistemlerine entegre edilebiliyor mu diye sormuyor. Halbuki günümüzde CRM’in ERP, e-posta, banka uygulamaları, web siteniz, e-ticaret sistemleriniz ve diğer yazılımlarınızla kolayca entegre olması çok önemli.

• Kullanmakta olduğunuz programlar CRM’inizle entegre olabiliyor mu?
• Yeni yazılım, var olan verinizi kolayca çekebilecek mi?
• Satış, envanter ve müşteri yönetimi tek ekranda yönetilebilecek mi?

Eğer entegrasyonlar sürpriz şekilde fazladan maliyet çıkarırsa, iş akışınızda aksamalar baş gösterebilir.

Yedinci Hata: Fiyat-Kalite Dengesini Doğru Kuramamak

Belki de en çok karşılaştığımız hata: Sadece maliyet odaklı bakmak. En ucuzu almak mı en doğrusu? Her zaman değil! Ancak herkesin bütçesi belirli.

• Sunulan fiyat paketinde hangi özellikler var?
• Daha uygun fiyata, daha doğru özellikleri başka bir ürün sunamaz mı?
• Ekstra özellikler ya da kullanıcılar için ne kadar daha ödemek gerekir?

Türkal Partners olarak sizin için en doğru fiyat-performans CRM alternatiflerini analiz ediyoruz.

Sekizinci Hata: Destek ve Eğitim Hizmetini Atlamak

Satın aldığınız CRM yazılımının destek, eğitim ve danışmanlık hizmetleri neler? Arıza, güncelleme ya da personel değişikliğinde sizi kim yönlendirecek?

• Ücretsiz başlangıç eğitimi sunuluyor mu?
• Satış sonrası teknik destek mevcut mu?
• Türkçe ve yerinde destek var mı?

CRM yazılımınız ne kadar iyi olursa olsun, ekiplerinizin eğitimsiz kalması ya da teknik desteğe ulaşamamanız sistemin kullanılmamasına yol açabilir.

Dokuzuncu Hata: Veri Güvenliğini İkinci Plana Atmak

Gizlilik ve veri güvenliği her geçen gün daha önemli hale geliyor. Müşteri verilerinizin korunmasından kim sorumlu olacak? CRM’iniz GDPR, KVKK gibi yönetmeliklerle uyumlu mu?

• CRM tedarikçinizin sunucu lokasyonu nerede?
• Çift faktörlü kimlik doğrulama, şifreleme gibi özellikler var mı?
• Verilerinizin güvende olduğundan nasıl emin olacaksınız?

İşletmenizde veri güvenliğinin önemi her geçen gün arttığı için, danışmanlarımız bu konuda size tüm detaylarıyla rehberlik ediyor.

Onuncu Hata: Kullanıcı Deneyimlerine ve Referanslara Göz Atmamak

Satın almak istediğiniz CRM’i kullanan başka firmaların yorumlarına ve deneyimlerine bakıyor musunuz? Çoğu firma, referans aramadan hızlıca karar verip kısa sürede hayal kırıklığı yaşıyor.

• Sektörünüzde sizin gibi firmalar hangi CRM’leri tercih etmiş?
• Kullanıcıların karşılaştığı problemler neler?
• Uzun vadede memnuniyet oranları ne durumda?

Kendi sektörünüze uygun gerçek kullanıcı deneyimleri, kararınızda çok yardımcı olacaktır. Türkal Partners olarak, referans müşteri listelerimizi ve eski projelerimizi dilediğiniz zaman talep edebilirsiniz.

CRM Programında Tanıtımdan Fazlasını Görmeyi Unutmak

Yazılım demosu ne kadar önemli, biliyor musunuz? Güzel sunumlar, renki broşürler gördüğünüzde hemen etkileniyor musunuz? Satın almadan önce kullanıcı testine imkan veren, örnek kayıtlarla gerçek iş akışında programı denemenizi sağlayan bir yazılım seçmelisiniz.

• Programı gerçek ortamda denediniz mi?
• Kullanıcı ekibi yazılımı test etti mi?
• Satıcı firma size deneme ortamı sunuyor mu?

Bu konularda danışmanlık almak işinizi ciddi şekilde kolaylaştırabilir.

Satın Alma Sonrası Desteği Hafife Almak

Satın alma tamamlandığında işin bittiğini mi düşünüyorsunuz? Çoğu zaman asıl maraton orada başlar!

• Yazılımı kurarken karşılaşacağınız teknik sorunları kim çözecek?
• Ekibinizde işten ayrılma veya yeni giriş olduğunda eğitim süreçleri nasıl ilerleyecek?
• Güncelleme ya da yeni ihtiyaca göre yazılımı nasıl geliştireceksiniz?

Türkal Partners olarak hem kurulum hem de eğitim süreçlerinde müşterilerimize uçtan uca destek sunuyoruz.

Yerel ve Global CRM Farklarını Göz Ardı Etmek

Türkçe destek ve yerel mevzuatlar sizin için önemli mi? Uluslararası yazılımlar ile yerli yazılımlar arasındaki avantajları kıyasladınız mı?

• Yerliden alınan yazılımlarda KVKK uyumu genellikle daha kolaydır.
• Fiyat/performans dengesi Türk yazılımlarında bazen daha cazip olabilir.
• Ancak, global yazılımlar daha fazla entegrasyon ve uluslararası destek sunabilir.

Sizin için en uygun sistemi belirlerken mutlaka sektörünüze ve büyüme hedeflerinize uygun tercihler yapmalısınız.

Zaman Planlaması Yapmamak ve Acele Karar Vermek

Çoğu işletme “Aslında çok acil değil”, “Şu an için yeterli” gibi söylemlerle CRM seçiminde acele ediyor ya da hiç karar veremiyor.

• CRM kararını erteliyorsanız, rakipleriniz bu avantajı elde ederken siz geride kalıyor musunuz?
• Çok acele edilen seçimler, ileride maliyet olarak size daha pahalıya patlayabilir mi?

Bir danışmandan, örneğin Türkal Partners’dan, projenin başında destek almak, zaman kaybetmenizin önüne geçer.

Son Kullanıcıyı Karar Sürecine Katmamak

En iyi yazılımı patron ya da yöneticiler seçince, her şey çözülecek mi sanıyorsunuz? Asıl kullanacak olan ekibi sürece dahil etmeden program almak, çoğu zaman uygulamada ciddi dirençle karşılaşır.

• Ekibinize yazılım hakkında ön bilgiler veriyor musunuz?
• Kullanıcıların ihtiyaç ve şikayetleri karar sürecinde dikkate alınıyor mu?

Unutmayın, yazılımın verimli çalışması için son kullanıcı memnuniyeti önemlidir.

Mülakata, İletişime ve Eğitime Değer Vermemek

CRM’e geçiş öncesinde, ne kadar çok kişiyle görüşmeler yaparsanız, o kadar az sürprizle karşılaşır ve daha doğru sonucu alırsınız. Deneyimlerimize göre, her departmanın kendi ihtiyacı farklıdır.

• Muhasebe birimi ile satış birimi aynı modülleri kullanacak mı?
• Yazılım eğitimlerinde önemli noktaları ne kadar aktarıyorsunuz?

Ekibinizin tamamına özel tanıtım ve eğitim organizasyonları için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Demo ve Test Sürecini Yeterince Uzun Tutmamak

Birkaç saatlik demo ile yazılım seçmek, büyük bir risk. Gerekirse, birkaç haftalık gerçek kullanım testi istediğinize emin olun.

• Günlük iş akışınızı birebir test ettiniz mi?
• Tüm çalışanlarınızın geri bildirimini topladınız mı?

Acele verilen kararlar ileride pişmanlık sebebidir. Geniş kapsamlı demo ve test imkanları için uzman desteği alın.

CRM’in Sadece Bir Satış Aracı Olduğunu Sanmak

CRM deyince sadece “satış takibi” mi aklınıza geliyor? Müşteri destek, pazarlama otomasyonu, teklif yönetimi ve daha fazlasını bir arada sunan programlar işinizi ne kadar kolaylaştırabilir, düşündünüz mü?

• Müşteri hizmetleri departmanınız CRM’den verim alıyor mu?
• Potansiyel müşteri analizlerini kolaylıkla yapabiliyor musunuz?
• Sosyal medya veya e-posta entegrasyonları kullanılıyor mu?

Türkal Partners ekibimizle, sadece satış değil tam kapsamlı müşteri yaşam döngüsü yönetimine odaklanabilirsiniz.

Analitik ve Raporlama Araçlarını Gözden Kaçırmak

Bazı firmalar CRM alırken, programdan raporlar ve analizler almayı ikinci plana atar. Ancak büyümek, süreçleri ölçmekten ve verileri anlamlandırmaktan geçer.

• İsteğinize özel filtreler ve raporlar alabiliyor musunuz?
• Satış tahminlerinizi doğru yapabiliyor musunuz?
• Büyüme stratejileriniz raporlarla destekleniyor mu?

Yalnızca CRM kurulumu değil, raporlama ve analitik konusunda da danışmanlığımıza başvurabilirsiniz.

Uzman Desteği Almadan Tek Başına Karar Vermek

Hepsini kendi başınıza çözmeye çalışmak gerçekten mümkün mü? Dijitalleşme süreçlerinde, yüzlerce alternatifi kısa sürede elemek, teknik terimleri anlamak ve doğruya ulaşmak çok zaman alıcı olabiliyor.

• Pazar araştırması için ne kadar vakit harcıyorsunuz?
• Sizin için CRM seçeneklerini ön elemeden geçirip, kısa liste hazırlayacak bir danışmana ihtiyacınız var mı?

Türkal Partners’ın deneyimli ekibi, pazardaki tüm CRM alternatiflerini objektif şekilde sizin için karşılaştırıp, en düşük maliyetle en yüksek verimi almanızı sağlar.

CRM Programı Seçerken En Sık Sorulan Sorular ve Cevapları

• CRM programı seçerken şirket büyüklüğüne göre nelere dikkat etmeliyim? Küçük işletmeler sade, az özellikli ve uygun maliyetli yazılımları tercih ederken; büyük organizasyonlar fazla modüllü ve entegrasyon imkanı yüksek sistemleri seçmelidir.
• CRM fiyatları neden bu kadar değişiyor? Özellik sayısı, kullanıcı limiti, entegrasyon imkanları ve sunulan destek seviyesi fiyatları belirler. Marka bilinirliği de fiyatlar üzerinde etkilidir.
• Türkçe destek almak avantajlı mı? Evet, çünkü hızlı ve doğru çözümler bulabilirsiniz. Teknik aksaklıklarda anında yanıt almak önemlidir.
• Pahalı bir CRM mi seçmeliyim, ucuz bir CRM mi? Her zaman ihtiyaçlarınız doğrultusunda ideal fiyat/performans dengesini bulmak gerekir. Pahalı olan program gereksizce özellik içerebilir, ucuz olan ise işinizi göremeyebilir.
• CRM kurulum süresi ortalama ne kadar? Basit uygulamalarda bir hafta, kapsamlı uygulamalarda birkaç ay sürebilir. Kurulumun sorunsuz ilerlemesi için firmamızdan destek alabilirsiniz.
• Kendi personelimizi eğitmek zorunda mıyız? Evet, ama iyi bir danışmanlık hizmetiyle bu süreç çok daha hızlı ve kolay ilerler.
• CRM ile satışları artırmak mümkün mü? Elbette! Doğru kullanımla müşteri memnuniyetini artırır, satış ve pazarlama ekiplerinin işini kolaylaştırır, müşteri sadakati sağlanır.
• Demo testini kimler yapmalı? Son kullanıcı ekiplerin tamamı ve yöneticiler birlikte test etmeli. Farklı gözler farklı ihtiyaçları ortaya koyacaktır.

Daha fazla sorunuz varsa bize ulaşabilirsiniz. Uzman ekibimiz, firmanıza en uygun CRM çözümünü oluşturuyor, kurulumdan eğitime ve satış sonrası desteğe kadar her aşamada yanınızda oluyor.